RODO

Polityka przetwarzania danych osobowych

Przedmiotowe oświadczenie określa, w jaki sposób zabezpieczamy prawa i wolności osób, których dane osobowe dotyczą i w jaki sposób kontrolujemy ich przetwarzanie, m.in. podczas nabywania wierzytelności, prowadzenia windykacji, a także w innych procesach, np. rekrutacji pracowników lub wypełniając obowiązki nakładane na One Solution S.A. przez podmioty nadzorujące naszą działalność. Dokładamy należytej staranności aby każda osoba, której dane przetwarzamy była świadoma: w jakim celu i jakie jej dane przetwarzamy, dlaczego to robimy i jakie prawa jej przysługują. Niezależnie od podstawy przetwarzania danych osobowych, rodzaju danych oraz wykonywanych operacji przetwarzania, dane osobowe w One Solution S.A. są zawsze odpowiednio zabezpieczone. Wskazujemy, iż niniejsze oświadczenie ma wyłącznie charakter informacyjny. W szczególności, nie stanowi ono realizacji obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).

Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe osób zadłużonych przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratorów Danych Osobowych związanych z dochodzeniem roszczeń z tytułu prowadzonych przez nich działalności gospodarczych, a także w celu zarządzania wierzytelnościami, które znajdują uzasadnienie w art. 6 ust. 1 pkt f) RODO . W zakresie obsługi zadłużenia możemy także przetwarzać dane osób, które nie były bezpośrednio związane z zadłużeniem, ale w toku jego obsługi stały się właściwe do kontaktu ze strony One Solution S.A. z uwagi na ich występowanie jako interesantów zadłużenia (np.: spadkobierców, pełnomocników, kuratorów, itp.). One Solution S.A. gromadzi i przetwarza dane osobowe potencjalnych kandydatów do pracy, realizując procesy rekrutacyjne na własne potrzeby W takim przypadku przetwarzanie danych osobowych opieramy na art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w nawiązaniu do art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w przypadku zakresu danych wymaganych przed i przy zatrudnieniu. Szerszy niż wskazany w Kodeksie pracy zakres danych, chęć udziału w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez One Solution S.A., wymaga udzielenia zgody w oparciu o art. 6 ust. 1 lit a) RODO. Przetwarzamy także dane osobowe osób odwiedzających biura One Solution S.A., realizując nasz uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, polegający na prowadzeniu monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, sprawowania kontroli nad powierzonym mieniem oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić One Solution S.A. na szkodę lub odpowiedzialność cywilną, administracyjną lub karną. Dane osobowe Kontrahentów One Solution S.A. gromadzi i przetwarza na podstawie zawartych umów współpracy, a przetwarzanie danych osobowych opieramy na art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, a także art. 6 ust. 1 lit c) RODO w zakresie przetwarzania danych w celu realizacji obowiązków nałożonych na One Solution S.A. przez przepisy prawa, np.: Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości lub Ustawę z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Przetwarzane przez One Solution S.A. dane osobowe są także niezbędne dla obrony ewentualnych roszczeń prawnych lub do uzyskania tytułów wykonawczych i prowadzenia innych działań windykacyjnych. Wykorzystujemy dane osobowe także w celu zapewnienia dobrych praktyk windykacyjnych.

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Dane osobowe w One Solution S.A. są zawsze przetwarzane w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celu przetwarzania. Dane osobowe osób zadłużonych ograniczone są do danych niezbędnych do skutecznej obsługi zadłużenia, nadzorowania terminów spłaty, sporządzania propozycji spłat ratalnych uwzględniających możliwości finansowe oraz sytuację osobistą. Przetwarzamy zatem: dane identyfikacyjne (imiona i nazwisko, PESEL, numer dokumentu tożsamości) oraz dane teleadresowe (adres korespondencyjny, numer telefonu, adres mail), a także informacje finansowe, takie jak historia dotychczasowych płatności zadłużenia, dane dotyczące aktualnego salda, odsetek oraz dodatkowych opłat składających się na zadłużenie, a także informacje zgromadzone w dokumentach przekazanych przez wierzycieli pierwotnych, z których wynika zadłużenie i które stanowią podstawę prowadzenia obsługi zadłużenia. Posiadamy także informacje przekazane przez osoby zadłużone a dotyczące przyczyn braku spłaty, czyli informacje o sytuacji finansowej dłużnika, problemach związanych z pracą. Przedmiotowe informacje są niezbędne, aby lepiej zrozumieć sytuację dłużnika i podjąć odpowiednią decyzję dotyczącą propozycji spłaty zadłużenia. W przypadku naszych Kontrahentów przetwarzamy dane w celu zapewnienia możliwości bieżącego komunikowania się, więc zakres danych jest ograniczony do imion i nazwiska, nazwy stanowiska oraz danych kontaktowych, najczęściej takich jak: adres korespondencyjny, numer telefonu i adres e-mail, a także danych finansowych w postaci numeru konta. Podanie szerszego zakresu danych, np. uzupełnionego o dane identyfikacyjne (PESEL lub jego odpowiednik, numer dokumentu tożsamości) może być obligatoryjne, jeżeli relacje pomiędzy One Solution S.A. a kontrahentem wymagają przeprowadzenia badania Know Your Customer (KYC) w celu zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Powierzanie lub udostępnianie danych osobowych

Zgodnie z przepisami prawa i zawsze na podstawie pisemnej umowy powierzamy dane osobowe naszym dostawcom, zajmujących się wsparciem windykacji należności, świadczeniem usługi skanowania, archiwizowania i niszczenia dokumentów, obsługą wydruków masowych, wzbogacaniem baz danych dostarczaniem usługi IT, świadczeniem usług doradczych, audytowych, księgowych, pocztowych i kurierskich, jak również biegłym rewidentom w związku z audytem. Udostępniamy również dane osobowe podmiotom zobowiązanym lub uprawnionym do sprawowania nadzoru nad działalnością One Solution S.A. oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązującego prawa takich jak przeciwdziałanie, monitorowanie i dokumentowanie przypadków oszustw, prania pieniędzy oraz innych przestępstw, a także z uwagi na obowiązki One Solution S.A. wobec organów podatkowych na żądanie lub w trakcie kontroli przeprowadzanej przez te podmioty.

Okres przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe w One Solution S.A. są przetwarzane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone i celów wynikających z przepisów prawa. Dane osobowe osób zadłużonych będą przetwarzane przez One Solution S.A. przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu wierzyciela, będącego jednocześnie Administratorem Danych Osobowych, tj. najczęściej do czasu zaspokojenia jego roszczeń, a po ich zaspokojeniu przez okres wyznaczony okresem przedawnienia roszczeń, przepisami skarbowymi lub innymi przepisami prawa obligującymi One Solution S.A. do utrzymywania danych po okresie obsługi wierzytelności. Dane osobowe Kontrahentów związane realizacją umów będą przetwarzane przez okres nie dłuższy, niż wynikający z prawnie uzasadnionego interesu prawnego, np. do dnia rozwiązania łączącej nas umowy i/lub do ostatniego dnia ustawowego terminu przedawnienia, ponieważ dane osobowe mogą być niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, a także w celach dowodowych na potrzeby kontroli skarbowych. Aby zabezpieczyć ciągłość świadczenia usług zarządzania wierzytelnościami a także sprostać wymaganiom prawa w zakresie niezakłóconego funkcjonowania, w One Solution S.A. sporządzamy kopie zapasowe danych wg. sformalizowanych polityk, zatem dane osobowe mogą być także przez pewien czas przetwarzane archiwalnie w kopiach zapasowych. Dane osobowe będą trwale usunięte z kopii zapasowych jeżeli ustanie cel i okres przetwarzania w systemie podstawowym a kolejna kopia zapasowa zostanie nadpisana.

Prawa osób, których dane dotyczą

Prawo dostępu Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane w One Solution S.A., jest uprawniona do uzyskania informacji o swoich danych osobowych, w tym informacji o tym:

Jaki jest cel przetwarzania?
Jakie kategorie danych osobowych są przetwarzane?
Komu przekazywane są dane osobowe?
Jak długo dane osobowe będą przechowywane?
Jakie inne prawa przysługują jej w związku z przetwarzaniem danych osobowych?
Skąd zostały pozyskane dane osobowe?

Więcej informacji na temat prawa dostępu do danych można odnaleźć w art. 15 RODO.

Prawo do sprostowania danych

Jeśli dane osobowe przetwarzane w One Solution S.A. są nieprawidłowe, to osoba, której dane dotyczą może żądać ich poprawienia, a jeżeli są niekompletne może żądać ich uzupełnienia. Więcej informacji na temat prawa do sprostowania danych można odnaleźć w art. 16 RODO.

Prawo do usunięcie danych („Prawo do bycia zapomnianym”)

Jeżeli okaże się, że w One Solution S.A. przetwarzane są dane osobowe w sposób niezgodny z prawem, np. dłużej niż to konieczne, to osoba której dane dotyczą może wnieść o usunięcie tych danych. Więcej informacji na temat prawa do usunięcia danych można odnaleźć w art. 17 RODO.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Z ważnych przyczyn, np. kwestionowanie legalności przetwarzania danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych. Więcej informacji na temat prawa do ograniczenia przetwarzania danych można odnaleźć w art. 18 RODO.

Prawo do przenoszenia danych

Jeżeli w One Solution S.A. przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody lub zawartej z One Solution S.A. umowy, to osoba której dane dotyczą ma prawo żądania, aby jej dane osobowe zostały przekazane do innego podmiotu. Należy pamiętać, że to uprawnienie może być realizowane przez osobę fizyczną wobec Administratora Danych OsobowychWięcej informacji na temat prawa do przenoszenia danych można odnaleźć w art. 20 RODO.

Prawo do sprzeciwu

Jeżeli osoba, której dane dotyczą uważa, że One Solution S.A. nie ma prawa przetwarzać jej danych osobowych, może wnieść sprzeciw. W takim przypadku wolno nam kontynuować ich przetwarzanie tylko wówczas, jeżeli potrafimy wykazać, że zasadne jest dalsze przetwarzanie wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą. One Solution S.A. zawsze może przetwarzać dane osobowe, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Więcej informacji na temat prawa do ograniczenia przetwarzania danych znajduje się w art. 21 RODO.

Prawo do wniesienia skargi do organu regulacyjnego

Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzanie niezgodnie z obowiązującym prawem przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wnoszenie skarg i składanie wniosków

Jeżeli chcecie Państwo wnieść skargę dotyczącą traktowania przez nas Państwa danych osobowych, w tym skargę związaną z którymkolwiek ze wskazanych wyżej praw, możecie skontaktować się z odpowiednim Administratorem Danych Osobowych: adres korespondencyjny: One Solution S.A. ul. Popłacińska 18 09-402 Płock